PREAMBULE
Le Policy Center for the New South : une vision, une dynamique
Le Policy Center for the New South (le PCNS) est une institution née de la volonté de proposer et de préconiser une approche novatrice dans le domaine de l'analyse et de l’évaluation des politiques publiques en Afrique, en mettant en avant les voix des experts du Sud sur les enjeux géopolitiques qui les touchent directement. Ce qui distingue ce Think Tank, c'est sa curiosité intellectuelle, sa vocation à rester en phase avec l’évolution des temps, et son ouverture vers l’international, en particulier à travers une redéfinition originale du concept de « Nouveau Sud ».
Le PCNS met l’accent sur la création de relations solides, transparentes et authentiques, tant avec ses partenaires qu’au sein de son équipe. Dans cette optique, il s’appuie sur ses chercheurs et ses partenaires de renommée mondiale, représentatifs des quatre parties du globe.
Le PCNS place le Capital Humain au cœur de sa vision. L’alliance de notre compréhension profonde du potentiel humain avec les ambitions de l’institution génère une dynamique puissante et stimulante. Cette dynamique nourrit notre motivation et favorise la réussite individuelle. Elle permet également de construire des communautés plus résilientes et durables. Nous créons cette dynamique en alignant la vision du PCNS avec l'engagement de nos collaborateurs, tant pour le présent que pour l’avenir, dans le domaine de la recherche.
En tant que Think Tank, nous prêtons une attention particulière aux partenariats que nous établissons avec toutes les parties prenantes, car leur succès est intrinsèquement lié au nôtre. Grâce à ces relations solides et mutuellement bénéfiques, nous contribuons activement à l'amélioration des politiques publiques, qu’elles soient économiques, sociales ou internationales, touchant directement le Maroc, l'Afrique et le Sud global.
OBJET & DEFINITIONS
Article 1 : OBJET DU CODE D’ETHIQUE
Le code d’éthique du PCNS a pour objet de garantir que les valeurs éthiques qui le fondent et auxquelles il adhère soient clairement établies et deviennent la base de la culture de l’institution, tout en servant de référence aux normes de conduite de tous les employés et collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions.
En adhérant à ce code, nous honorons nos valeurs et renforçons nos atouts. La réputation et l'impact de notre Centre de recherche reposent sur notre loyauté, une qualité que nous cherchons à mettre en avant dans toutes nos actions.
Ce code d’éthique a également pour objet de promouvoir la transparence et la responsabilité dans la gestion des relations et transactions, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’institution, contribuant ainsi à accroître notre crédibilité tant au niveau national qu'international.
Article 2 : Usage des termes
Au sens du présent code, on entend par :
« PCNS » ou “institution”: Policy Center for the New South.
« Membres du PCNS» : l’ensemble des collaborateurs, employés, chercheurs et partenaires du Policy Center for the New South.
« Famille proche » le ou la conjoint(e) du salarié, ainsi que ses ascendants ou descendants au 1er degré, sa belle-famille éventuelle ou toute personne ayant une relation significative et continue avec le salarié dans un cadre personnel et familial.
PRINCIPES GENERAUX
Article 3 : Les valeurs de Transparence et de responsabilite
En tant qu'Association à but non lucratif reconnue d'Utilité Publique, le PCNS est fermement attaché aux principes fondamentaux d'intégrité, de transparence et de responsabilité. Ces valeurs constituent le socle sur lequel reposent toutes les actions et décisions du PCNS qui aspire à être un modèle de comportement éthique, tant au niveau national qu'international.
Article 4 : Politique anti-harcèlement
Le PCNS adopte une politique de tolérance zéro envers toute forme de harcèlement, qu’il soit sexuel, psychologique ou d'une autre nature. Chaque membre de l’organisation a le droit de travailler dans un environnement sûr, respectueux et professionnel. Tout comportement inapproprié, propos offensants, gestes déplacés ou attitudes intimidantes feront l’objet de mesures disciplinaires strictes, conformément au présent code, et/ou de sanctions pénales conformément à la législation en vigueur.
Toute forme de discrimination, qu’elle soit basée sur le sexe, la race, la couleur, l’origine ethnique ou sociale, les convictions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance à une minorité nationale, la classe sociale, le handicap, l’âge, la nationalité, ou encore la manière dont une personne choisit de mener sa vie privée, est strictement interdite. Le PCNS veille à ce que l'égalité et l'inclusion soient respectées en toutes circonstances.
Article 5 : Respect du Code
Tous les membres du PCNS, sans exception, sont tenus de respecter rigoureusement le présent Code d’éthique. Toute violation des règles et des lignes de conduite définies dans ce document entraînera des sanctions adaptées en fonction de la gravité du manquement.
Le Comité d’Éthique du PCNS est chargé de veiller au respect de ce Code. Il joue un rôle clé dans la gestion des plaintes qui lui sont soumises et intervient en tant que référent en cas de non-respect des règles établies.
Ce comité a pour mission de garantir que les principes éthiques du PCNS soient observés de manière stricte et impartiale, contribuant ainsi à maintenir un environnement de travail respectueux et transparent pour tous les membres.
DISPOSITIONS PARTICULIERES
Article 6 : Responsabilité et Professionnalisme
Les membres du PCNS s'engagent à faire preuve de responsabilité et de professionnalisme en toutes circonstances. Cet engagement se traduit par une implication totale, une rigueur constante dans le travail, ainsi qu'une volonté de contribuer activement à la mission et aux objectifs du PCNS.
Article 7 : Respect, NON Discrimination
Le respect est un principe fondamental au cœur des valeurs défendues par le PCNS. Ce principe doit guider les comportements de chaque collaborateur envers sa hiérarchie, ses collègues et les parties prenantes du centre.
Article 8 : Comportement sur le lieu de travail et dans le cadre des missions menées pour le compte du PCNS
Chaque membre du PCNS adopte un comportement irréprochable tant sur le lieu de travail que lors des missions menées pour le compte de l’institution. Chacun doit faire preuve de courtoisie, de politesse et de convivialité tant sur le lieu de travail que dans le cadre des missions menées au nom du PCNS. Une attention particulière doit être portée à la tenue vestimentaire, qui doit être professionnelle et appropriée.
Article 9 : Image du PCNS
Chaque membre du PCNS doit se considérer comme un ambassadeur des valeurs et de la réputation de l’institution. Son comportement, ses paroles et ses actions doivent être en cohérence avec les standards éthiques du PCNS et ne porter en aucun cas atteinte à l'image ou à la réputation de l’institution, de ses employés ou de ses partenaires.
Toute initiative visant à améliorer l’image du PCNS est encouragée. Les membres sont invités à soumettre leurs propositions au Comité d'éthique, en vue d'assurer une amélioration continue par l’image.
Article 10 : Confidentialité et Protection des Informations
Informations sensibles :
PCNS s'engage à respecter la confidentialité des informations sensibles, qu'elles soient personnelles, professionnelles ou liées aux activités de l'organisation. Toutes les personnes associées au PCNS, qu'elles soient employées, partenaires ou prestataires, doivent prendre toutes les précautions nécessaires pour garantir la protection et la confidentialité des informations qu'elles traitent et ce, conformément à la législation en vigueur.
Protection des données personnelles :
Les informations personnelles des employés, des partenaires, et des prestataires doivent être traitées conformément aux lois et règlements en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Aucune donnée personnelle ne doit être partagée ou utilisée à des fins autres que celles pour lesquelles elle a été collectée, sauf avec le consentement préalable des personnes concernées.
Confidentialité des informations internes :
Les informations internes, telles que les stratégies, les décisions administratives, et les projets en cours, doivent être conservées de manière confidentielle et ne doivent en aucun cas être divulguées à des parties externes sauf autorisation explicite.
Protection des informations, des projets et recherches en cours :
Les informations confidentielles relatives aux projets de partenariats ou de projet de recherches en cours, doivent être strictement protégées. Toute divulgation non autorisée peut entraîner des sanctions.
Le PCNS met en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données et les informations confidentielles contre toute divulgation, perte ou utilisation abusive.
Charte IT et protection des données :
La charte informatique du PCNS définit les bonnes pratiques à adopter pour garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité des informations traitées au sein de l’institution. Les employés, les partenaires et les prestataires sont tenus de se conformer aux dispositions de ladite charte.
Désignation d'un Responsable de la Protection des Données (RDPD) :
Conformément aux exigences légales en matière de protection des données, un Responsable de la Protection des Données (RDPD) désigné, est chargé de veiller au respect de la législation et de la réglementation sur la protection de ces données et d'assurer la conformité des pratiques du PCNS en matière de sécurité et de confidentialité des informations.
Responsabilité individuelle :
Chaque membre du PCNS est responsable de veiller à la confidentialité des informations dont il a connaissance, en s’assurant qu’elles sont utilisées de manière responsable et sécurisée, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
Article 11 : Pressions et Interférences dans la Prise de Décisions
Il est strictement interdit à tout membre du PCNS, y compris les responsables, les partenaires, ainsi que toute partie prenante du centre, d’exercer des pressions ou d’interférer de quelque manière que ce soit dans le processus de prise de décision, qu'il soit stratégique, opérationnel ou administratif.
Les décisions doivent être prises de manière indépendante, transparente et dans le respect des principes éthiques du PCNS. Toute tentative de manipulation, d'influence indue ou d'ingérence externe dans les processus décisionnels sera considérée comme une violation grave des valeurs qui fondent l’institution et sera sanctionnée conformément aux dispositions du présent code et, le cas échéant, de la législation en vigueur.
CONFLITS D'INTERETS
Article 12 : Définition
Un conflit d'intérêts survient lorsqu’un salarié est en position d'influencer une décision ou une action qui pourrait lui bénéficier directement ou indirectement, ou bénéficier à un membre de sa famille proche. Ces situations peuvent compromettre l’objectivité et l’impartialité des décisions prises au sein du PCNS.
Article 13 : Obligation de Déclaration
Les membres du PCNS s'engagent à éviter toute activité, relation ou situation susceptible de créer un conflit d'intérêts entre leurs intérêts personnels et ceux de l’institution. Bien que des situations courantes pouvant aboutir à des conflits d'intérêts soient abordées dans ce document, cette liste ne saurait être exhaustive.
Chaque membre est responsable d’évaluer personnellement si une situation pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts et, le cas échéant, doit en faire part au Comité d’éthique du PCNS ou s'en écarter pour éviter toute ambiguïté. Il est également tenu de soumettre une déclaration annuelle sur l'honneur, comme détaillée en annexe.
Si un conflit d'intérêts se présente en cours d'année, une déclaration complémentaire doit être effectuée immédiatement pour garantir la transparence et maintenir la confiance au sein de l'institution.
Article 14 :Relations Professionnelles ou Privées au Sein du PCNS
Il est de la responsabilité du PCNS de prévenir et de gérer tout potentiel de conflit d'intérêts. Par conséquent, toute relation personnelle, privée ou financière entre des membres du, PCNS susceptible de créer un conflit d'intérêts, doit être signalée au Comité d’éthique.
Ce dernier évaluera la situation et prendra les mesures nécessaires pour préserver les intérêts du PCNS et maintenir son haut niveau d’éthique.
Les membres doivent faire preuve de vigilance et s’assurer que leurs relations professionnelles ou personnelles ne nuisent en aucun cas à l’intégrité de leurs actions ou de l’organisation.
Article 15 : CADEAUX et Autres Avantages
À l'exception des repas ou invitations sociales courantes et nécessaires pour favoriser les relations professionnelles et le développement des activités du PCNS, les salariés et membres du centre ne doivent accepter ni offrir de cadeaux, commissions, paiements, services, prêts, promesses de bénéfices futurs, ou tout autre avantage susceptible de compromettre l’objectivité ou l'intégrité des décisions et actions entreprises. Les invitations ou repas offerts doivent être modérés et ne doivent en aucun cas être perçus comme un moyen d’obtenir un avantage indu ou de l'influence.
Article 16 : Relations avec les Fournisseurs
Les membres du centre, ainsi que leurs familles proches, qui sont responsables de la sélection et des relations avec les fournisseurs de biens et services du PCNS, ne doivent avoir aucun intérêt significatif dans ces entreprises. Un "intérêt significatif" fait référence à tout lien financier ou personnel pouvant altérer l’impartialité d’un membre du centre dans la sélection d’un fournisseur ou dans la gestion des relations avec celui-ci. Toute situation pouvant poser une question d’objectivité ou d'intégrité dans ce domaine doit être immédiatement déclarée au Comité d’éthique, qui prendra les mesures appropriées pour garantir le respect des principes éthiques du PCNS.
Article 17 : Emplois en Dehors du PCNS
Dans le but d'éviter toute situation susceptible de provoquer des conflits d'intérêts, les membres du PCNS ne doivent pas exercer d'activités rémunérées en dehors de leur engagement professionnel avec l’institution, sauf autorisation expresse.
Concernant les activités bénévoles, celles-ci peuvent être envisagées sous réserve de l’accord préalable du Comité d’éthique et du Président du PCNS. Elles doivent répondre aux critères suivants :
Ne pas compromettre l'efficacité et l'implication du salarié dans ses fonctions au sein du PCNS.
Ne pas interférer avec les activités et objectifs du PCNS.
Aricle 18 : RELATIONS avec les Partenaires
Aucune subvention ou avantage ne peut être attribué à un partenaire sans respecter scrupuleusement les procédures internes de sélection des projets du PCNS, et sans exclure tout conflit d'intérêts. Cette règle s'applique de manière uniforme à tous les salariés et membres du. PCNS. Il en est notamment ainsi lorsqu’un membre du centre a précédemment travaillé avec une organisation susceptible de recevoir une subvention. Dans pareil cas, une vigilance accrue doit être observée pour éviter tout conflit d'intérêts et le membre concerné doit en informer son responsable hiérarchique direct et le Comité d’éthique pour qu'une évaluation des risques soit effectuée.
Article 19 : SIEGE à des Organes de Gouvernance d'Entités Externes
Le Président et le Comité d’éthique doivent être informés de la volonté de tout salarié du PCNS de siéger dans des organes de gouvernance d'institutions, organisations ou sociétés externes. Cette information est nécessaire pour évaluer si ces engagements extérieurs peuvent présenter des conflits potentiels avec les intérêts du PCNS et garantir ainsi l'alignement des activités du salarié avec les valeurs et objectifs du centre.
Article 20 : Conférences et Publication d'Articles
Le PCNS encourage ses membres à enrichir leur parcours professionnel en participant à des conférences ou en publiant des articles liés à leur domaine d'expertise, à condition que ces activités ne compromettent pas leur engagement envers le PCNS.
Lorsque l'activité implique l'utilisation du nom ou de l'image du PCNS, le contenu de l'article ou de la conférence doit impérativement être validé au préalable par le supérieur hiérarchique du membre concerné, ainsi que le Président. Cela permet de garantir que le contenu est en adéquation avec les valeurs et la mission du PCNS avant toute communication publique. Une copie de l'article ou de la conférence donnée devra être archivée au sein du PCNS.
Dans le cadre de ces activités, il est formellement interdit aux membres du PCNS de recevoir des gratifications, rémunérations ou dédommagements de la part de partenaires subventionnés par le PCNS, afin d'éviter tout conflit d'intérêts et de préserver l'intégrité du processus.
INTEGRITE
Article 21 : ACTIVITES Politiques
Il est formellement interdit aux membres du PCNS de s'engager dans des activités politiques ou de lobbying pendant leurs heures de travail ou en utilisant les ressources du PCNS. Toute activité politique menée dans un cadre privé doit être clairement distincte de leur rôle et engagement au sein du PCNS.
Article 22 : UTILISATION des Ressources du PCNS
Les ressources et le matériel du PCNS doivent être utilisées exclusivement dans le cadre des activités liées à la mission de l'organisation. Tout usage personnel ou privé de ces ressources est strictement prohibé. Chaque membre du centre doit faire preuve de responsabilité et d'intégrité dans l'utilisation des outils et moyens mis à sa disposition par le PCNS.
Article 23 : PROPRIETE Intellectuelle
Le PCNS s'engage fermement à respecter légales et règlementaires régissant la propriété intellectuelle sous toutes ses formes, notamment la loi n°2-00 relative aux droits d’auteur et droits voisins. Chaque membre du centre porte une responsabilité personnelle dans le respect de ce principe.
Il est de la responsabilité de chaque membre de s'assurer que les documents, données et autres ressources utilisées dans le cadre de son travail pour le PCNS sont correctement sourcées et conformes aux droits d'auteur. Toute forme de plagiat ou de violation des droits de propriété intellectuelle sera sévèrement sanctionnée afin de préserver l'intégrité intellectuelle et éthique du PCNS.
Article 24 : Devoir de Diligence (Duty of Care)
Le PCNS met un point d'honneur à garantir la santé, la sécurité et le bien-être de ses collaborateurs, visiteurs et bénéficiaires. L'organisation s'engage à identifier les risques potentiels et à prendre les mesures nécessaires pour éviter tout dommage. Chaque membre du PCNS est également responsable de signaler toute situation pouvant présenter un risque et de prendre les précautions nécessaires pour protéger les autres et éviter les accidents.
Article 25 : Transparence et Exactitude des Comptes
Le PCNS s'engage à maintenir les plus hauts standards de transparence et d'exactitude dans la gestion de ses finances et de ses comptes. À ce titre, chaque salarié ou membre du PCNS est tenu, dans le cadre de ses activités de :
Fournir des informations précises, exactes et à jour en tout temps ;
Respecter les procédures et les mesures de contrôle financier en vigueur au sein du PCNS ;
Conserver une trace de toutes les actions menées et des justificatifs nécessaires pour établir un historique complet et vérifiable de toutes les transactions et décisions financières.
Ce processus garantit non seulement la conformité aux normes internes, mais aussi la crédibilité et l'intégrité des pratiques financières du PCNS.
Article 26 : Responsabilité sociale et environnementale
Le PCNS place la responsabilité sociale et environnementale au cœur de ses actions et s’engage à promouvoir les pratiques durables, éthiques et respectueuses de l’environnement dans toutes ses actions. Les membres du PCNS sont activement encouragés à adopter des comportements écoresponsables, non seulement dans leurs activités professionnelles, mais aussi dans leur vie quotidienne, afin de contribuer positivement à la préservation de la planète et au bien-être des communautés.
PROCEDURES DE RESPECT DU PRESENT CODE
Article 27 : Obligations de Déclaration en Cas de Non-Respect du Code
Chaque membre du centre a l’obligation de signaler tout manquement, qu'il soit intentionnel ou accidentel, au présent Code d'éthique. Cette déclaration doit être faite auprès de son supérieur hiérarchique ou directement au Comité d’éthique du PCNS. Celui-ci prendra les mesures appropriées après avoir examiné la situation.
Article 28 : Déclaration de Manquement au Code
Les plaintes ou préoccupations relatives au non-respect du Code peuvent être transmises de manière anonyme ou non au Comité d’éthique du PCNS. Le Comité a pour responsabilité d'enquêter de manière approfondie et impartiale sur chaque incident signalé et de prendre les mesures adéquates en fonction de la situation. Les déclarations doivent être traitées avec la plus grande confidentialité pour protéger l'intégrité des parties impliquées.
Article 29 : Sanctions
En cas de non-respect du Code, des sanctions adaptées seront appliquées en fonction de la gravité de l'infraction. Ces sanctions peuvent aller de l’avertissement à des mesures disciplinaires plus sévères, y compris le licenciement. La nature exacte des sanctions sera déterminée selon les procédures définies par le Conseil de Discipline du PCNS. Le processus disciplinaire sera mené de manière équitable et conforme aux normes de l'organisation.
